Tin nổi bật

Lộ trình thi THPT, tuyển sinh ĐH năm 2018 Thí sinh chưa trúng tuyển vẫn còn cơ hội vào các ngành mà mình yêu thích?

Những điều cần biết về tổ chức sự kiện

Bởi tuyensinh247 lúc 2:55 - 24/08/2016

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những event. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, gặp gỡgiao lưu với bạn hàng, khách hàng, các cơ quan quảng cáo, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho công ty.
Người tổ chức event không chỉ lên thiết kế lễ, liên hệ các doanh nghiệp cần thiết, mà còn cần biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ lễ từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên sự kiện buộc phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.
Một số lưu ý:Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu dịch vụ, lễ trao giải thưởng… công ty thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có công ty tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận khảo sát trước, có thể công ty sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.

kehoach
Kế hoạch để tối thiểu chi phí tổ chức sự kiện
Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người.Nhiều công ty đã “sốc” khi làm lễ mang tính chất trao đổi cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, công ty cần bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

Sự kết hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người dòng không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, buộc phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng có mặt ở chỗ tối hơn; người dòng diễn trang phục màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…

Người dẫn lễ (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm lễ sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC giỏi đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá buộc phải quên, hoặc do MC giỏi quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chuyên nghiệp chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi lễ bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn lễ đi một nẻo!

Trong tay luôn có bản kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công tác, cũng như buộc phải chú tâm các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một bí quyết an toàn và nhanh chóng nhất.

Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như công ty muốn tự đứng ra làm lễ cho mình. quan trọng hơn hết, không được không để ý bất cứ việc làm nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho lễ, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc có mặt trên sân khấu thì chỉ thấy cái khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này nên được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc bắt buộc làm và bắt buộc phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, phương pháp giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một lễ hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. trước tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng cần rơi vào cảnh… hoãn họp!

Kế đến là việc treo băng rôn truyền thông cho sự kiện. Nếu có công ty sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão!

Bình Luận

Để lại một phản hồi

Chúng tôi sẽ không public email của bạn. Vui lòng hoàn thành tất cả các ô bắt buộc*

Bạn có thể sử dụng các tag: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Nhập mã xác nhận (Điền chữ số lần lượt tương ứng với hình) *

Bài viết cùng chuyên mục

Công ty diệt mối tại đà nẵng. đội thi công diet moi tai tphcm tkp Cacuoc360.net trang cá cược cá độ online tốt nhất. Cach dang ky 188bet nhanh nhat. Chơi Game 2 nguoi hay nhất Viện đào tạo tổ chức lớp học đấu thầu tại hà nội uy tín Dịch vụ Thiết kế website giá rẻ tại TPHCM uy tín nhất. Dich vu chuyen nghiep lam bang dai hoc tai tphcm