Khóa Học Sơ Cấp Nghề Thư Ký Văn Phòng: Thông Tin Chi Tiết Từ A-Z

Bạn đang tìm kiếm một khóa học nghề ngắn hạn, thực tế và mở ra nhiều cơ hội việc làm? Nghề Thư ký Văn phòng trình độ Sơ cấp có thể là lựa chọn dành cho bạn đấy! Khóa học này phù hợp với những ai có sức khỏe tốt và trình độ học vấn đáp ứng yêu cầu cơ bản của nghề.

Chương trình học gói gọn trong 6 môn học chính (hay còn gọi là mô-đun), tập trung vào những kỹ năng thiết yếu nhất. Sau khi hoàn thành, bạn sẽ nhận được Chứng chỉ sơ cấp nghề, một tấm vé thông hành giúp bạn tự tin ứng tuyển vào các vị trí công việc văn phòng.

Bạn Sẽ Học Được Gì Từ Khóa Học Này?

Mục tiêu chính của khóa học là trang bị cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để trở thành một thư ký văn phòng chuyên nghiệp.

Kiến Thức và Kỹ Năng Chuyên Môn

Về kiến thức, bạn sẽ:

Hiểu rõ cách trình bày một văn bản sao cho đúng chuẩn, từ các thành phần cơ bản đến hình thức.
Nắm vững quy trình xử lý giấy tờ, công văn đến và đi một cách hiệu quả.
Biết được vị trí, vai trò và những nhiệm vụ quan trọng của một người thư ký trong tổ chức.
Nắm được quy trình chuẩn bị, tìm kiếm và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo.
Hiểu cách theo dõi, quản lý lịch trình công việc, các kế hoạch đã đề ra.
Biết cách chuẩn bị và thực hiện công việc đón tiếp khách sao cho chu đáo, chuyên nghiệp.
Nắm được các bước cần thiết để chuẩn bị cho một cuộc họp hay hội nghị.
Hiểu rõ quy trình chuẩn bị cho một chuyến đi công tác của sếp.
Biết cách giao tiếp hiệu quả với nhiều đối tượng khác nhau, tạo dựng thiện cảm.
Hiểu về việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên và đồng nghiệp.

Về kỹ năng, bạn sẽ có thể:

Thu thập và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của cấp trên.
Tự tay soạn thảo được các loại văn bản hành chính thông dụng, nội dung không quá phức tạp.
Quản lý hiệu quả các loại giấy tờ, công văn và hồ sơ công việc của lãnh đạo.
Lên kế hoạch và quản lý lịch làm việc cho sếp một cách khoa học.
Thực hiện tốt các công việc liên quan đến đón tiếp và chiêu đãi khách.
Hỗ trợ chuẩn bị các công việc hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị quy mô nhỏ.
Phụ trách một số công việc chuẩn bị cho chuyến công tác của lãnh đạo.
Biết cách sắp xếp, tổ chức không gian phòng làm việc của lãnh đạo sao cho khoa học, tiện lợi.
Sử dụng thành thạo các loại máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến (máy in, máy photocopy, máy fax…).

Cơ Hội Việc Làm Sau Khi Ra Trường

Tốt nghiệp khóa học Sơ cấp nghề Thư ký Văn phòng, bạn hoàn toàn có đủ khả năng làm việc tại các văn phòng, phòng hành chính của nhiều loại hình tổ chức. Đó có thể là các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ, các trường học, bệnh viện, hay thậm chí là các đơn vị trong lực lượng vũ trang. Đây là bước khởi đầu vững chắc cho con đường sự nghiệp của bạn trong lĩnh vực hành chính – văn phòng.

Học Trong Bao Lâu Và Lịch Học Ra Sao?

Để bạn dễ hình dung, đây là thông tin chi tiết về thời gian học:

Tổng thời gian khóa học: Chỉ vỏn vẹn 03 tháng.
Số tuần học thực tế: Khoảng 11 tuần.
Tổng số giờ học tối thiểu: Bạn sẽ cần dành ra ít nhất 400 giờ học.
Thời gian dành cho ôn tập, kiểm tra và thi tốt nghiệp: Khoảng 40 giờ (trong đó phần thi cuối khóa chiếm 16 giờ).

Phân bổ thời gian học cụ thể hơn:

Tổng thời gian học các môn chuyên ngành: 400 giờ.
Thời gian học lý thuyết: 127 giờ (chiếm khoảng 32%).
Thời gian học thực hành: 273 giờ (chiếm khoảng 68%). Tỷ lệ thực hành cao giúp bạn nhanh chóng thành thạo kỹ năng.

Các Môn Học Chính Bạn Sẽ Theo Đuổi

Đây là danh sách các môn học (mô đun) bạn sẽ trải qua trong suốt khóa học, cùng với thời gian phân bổ chi tiết:

Mã MH, MĐ	Tên môn học, mô đun	Tổng số giờ	Trong đó: Lý thuyết	Trong đó: Thực hành	Trong đó: Kiểm tra
MĐ 01	Văn bản và soạn thảo văn bản	60	26	31	3
MĐ 02	Kỹ năng tin học văn phòng	60	12	47	1
MĐ 03	Kỹ năng đánh máy vi tính	60	5	53	2
MĐ 04	Quản lý văn bản và lập hồ sơ	72	25	45	2
MĐ 05	Kỹ năng thư ký văn phòng	148	59	85	4
	Tổng cộng	400	127	261	12

Chi Tiết Từng Môn Học: Khám Phá Ngay!

Để bạn hiểu rõ hơn mình sẽ được trang bị những gì, hãy cùng điểm qua nội dung chính của từng môn học nhé.

Môn 1: Văn Bản và Soạn Thảo Văn Bản (MĐ 01)

Thời lượng: 60 giờ (Lý thuyết: 26 giờ; Thực hành: 34 giờ)
Bạn sẽ học được:
- Phân biệt các loại văn bản phổ biến, ai có thẩm quyền ban hành chúng.
- Nắm vững các quy tắc về thể thức, cách trình bày một văn bản chuẩn chỉnh.
- Nhận biết được các lỗi sai thường gặp về thể thức, thẩm quyền ban hành hay kỹ thuật trình bày.
- Tự tin viết các loại giấy tờ theo mẫu có sẵn và soạn thảo được các văn bản hành chính đơn giản.
Nội dung chính: Kiến thức chung về văn bản, Thể thức văn bản quản lý nhà nước, Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông thường.

Môn 2: Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng (MĐ 02)

Thời lượng: 60 giờ (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành: 45 giờ)
Bạn sẽ học được:
- Hiểu rõ các lệnh và chức năng của bộ phần mềm Microsoft Office (chủ yếu là Word và Excel).
- Biết quy trình thực hiện các thao tác để soạn thảo văn bản, tạo bảng biểu, tính toán và tổng hợp dữ liệu.
- Sử dụng thành thạo Microsoft Word để soạn thảo, định dạng văn bản chuyên nghiệp.
- Làm chủ Microsoft Excel để tạo lập, xử lý bảng tính, lập báo cáo hàng ngày hiệu quả.
Nội dung chính: Quản lý file, Định dạng văn bản (Word), Tạo và xử lý bảng biểu (Word), Công cụ tiện ích trong Word, Trình bày và in ấn (Word), Tạo và xử lý bảng tính (Excel), Định dạng bảng tính, Sử dụng hàm số trong Excel, Quản trị dữ liệu, Trình bày và in ấn (Excel).

Môn 3: Kỹ Năng Đánh Máy Vi Tính (MĐ 03)

Thời lượng: 60 giờ (Lý thuyết: 5 giờ; Thực hành: 55 giờ)
Bạn sẽ học được:
- Nắm vững phương pháp gõ bàn phím bằng 10 ngón tay mà không cần nhìn.
- Các bước để đánh máy và trình bày các loại văn bản khác nhau trên máy tính.
- Đạt tốc độ gõ phím từ 70 từ/phút trở lên (chuẩn không nhìn bàn phím).
- Đánh máy và trình bày thành thạo nhiều loại văn bản, tài liệu.
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì và tự giác trong quá trình luyện tập.
Nội dung chính: Kỹ thuật gõ các hàng phím chữ (hàng cơ sở, hàng trên, hàng dưới), hàng phím số, ký tự đặc biệt, gõ tiếng Việt kiểu Telex, kỹ thuật trình bày văn bản trên máy tính.

Môn 4: Quản Lý Văn Bản và Lập Hồ Sơ (MĐ 04)

Thời lượng: 72 giờ (Lý thuyết: 28 giờ; Thực hành: 47 giờ)
Bạn sẽ học được:
- Hiểu chính xác quy trình quản lý, luân chuyển và giải quyết văn bản đến, văn bản đi trong cơ quan.
- Nhận diện và biết cách xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình xử lý văn bản.
- Thực hiện thành thạo các thao tác đăng ký, vào sổ, chuyển giao văn bản.
- Biết cách lập hồ sơ công việc một cách khoa học, ví dụ như hồ sơ cho một cuộc họp hay hồ sơ chuẩn bị cho chuyến công tác của lãnh đạo.
Nội dung chính: Tổng quan về công tác quản lý văn bản, Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi, Kỹ thuật lập hồ sơ công việc.

Môn 5: Kỹ Năng Thư Ký Văn Phòng (MĐ 05)

Thời lượng: 148 giờ (Lý thuyết: 59 giờ; Thực hành: 89 giờ) – Đây là môn học quan trọng và chiếm thời lượng nhiều nhất.
Bạn sẽ học được:
- Nắm vững các nhiệm vụ cốt lõi của người thư ký: từ giao tiếp, chuẩn bị thông tin, quản lý lịch trình, đón tiếp khách, hỗ trợ hậu cần cho đến việc tổ chức nơi làm việc và xây dựng mối quan hệ công sở.
- Giao tiếp tự tin, khéo léo với nhiều đối tượng khác nhau, tạo được ấn tượng tốt.
- Chuẩn bị và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác khi lãnh đạo cần.
- Quản lý hiệu quả lịch trình làm việc, các kế hoạch công tác.
- Thực hiện công việc đón tiếp khách một cách chuyên nghiệp, chu đáo.
- Hỗ trợ đắc lực cho việc tổ chức các cuộc họp và chuẩn bị cho các chuyến công tác của lãnh đạo.
- Biết cách sắp xếp phòng làm việc của lãnh đạo một cách khoa học, ngăn nắp.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp, chuyên nghiệp với cấp trên và đồng nghiệp.
- Hiểu biết cơ bản về quy trình thanh toán các chi phí liên quan đến công việc văn phòng.

Thực hành các kỹ năng thư ký văn phòng cần thiết trong khóa học sơ cấp

Nội dung chính: Kỹ năng giao tiếp ứng xử, Kỹ năng chuẩn bị và cung cấp thông tin, Kỹ năng quản lý chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, Kỹ năng phục vụ đón tiếp khách, Kỹ năng chuẩn bị cuộc họp, Kỹ năng chuẩn bị chuyến đi công tác, Kỹ năng tổ chức phòng làm việc khoa học, Kỹ năng thiết lập quan hệ công sở, Kỹ năng thanh toán tài chính cơ bản.

Với chương trình đào tạo thực tế và bám sát nhu cầu công việc, khóa học Sơ cấp nghề Thư ký Văn phòng chắc chắn sẽ là bước đệm vững chắc giúp bạn tự tin gia nhập thị trường lao động.