Cách viết email bằng tiếng Anh chi tiết nhất: cấu trúc, mẫu thư thông dụng

• nếu bạn đã biết tên người nhận:

cấu trúc: dear + title (danh xưng) + last name (họ),

Bạn đang xem: Cấu trúc viết email tiếng anh

ex: dear lady. hoang, dear mr. brown, dear mrs. nguyen,

• nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng first name (tên)

ex: hi kelly, dear kelly….

• trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

“to whom it may concern” hoặc “dear sir/madam”

2. opening comment – hỏi thăm

a/ hỏi sức khỏe (thân mật) how are you? how are you? how are things? how have you been? (anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

b/ hỏi thăm (trang trọng)

• I hope you are well. (hy vọng cô vẫn khỏe)
• I hope you have a good weekend. (hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

c/ một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”..

• thank you for contacting abc company (cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty abc)

khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

• thank you for your prompt reply (cảm ơn vì đã hồi đáp)
• thank you for answering me (cảm ơn đã hồi đáp)

VOCA EPT: Kiểm tra và đánh giá trình độ tiếng Anh

3. reasons to write: lý do viết thưI am writing to + ….

• I am writing to check if everything is ready for the product launch. (tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
• I am writing with reference to (tôi viết thư để tham khảo….)
• I am writing to ask about…(tôi viết thư để yêu cầu….)
• I am writing to clarify some points of the contract. (tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)
• we are writing to inform you that / to confirm / to request / to inquire about / to complain / explain / apologize.
• I am contacting you for the following reason (tôi viết thư này vì lý do sau)
• I recently read/heard about… and I would like to know….(tôi gần đây được biết tin về.. và muốn biết..)
• after seeing your ad in…, I would like to… (qua quảng cáo của các anh tại.. tôi muốn được biết về…
• I would be interested in (get/receive) …(tôi quan tâm tới việc nhận được.. về..
• I received your address from…..and I would like to… (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…)

4. main point – nội dung chính

phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian.

dạng 1: reference to previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó)

• in addition to our conversation, I am pleased to confirm our appointment for Tuesday, January 7 at 9:30 a.m. (theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ ba ngày 7 tháng 1.)
• as you started in your letter,… (như khi bạn bắt đầu trong thư,…)
• with regard to… / with regard to… / with regard to… (về vấn đề… / liên quan đến… / liên quan với…)
• as you told me,… (như bạn đã nói với tôi…)
• as you mentioned above,… (như bạn đã đề cập trước đó…)
• as I know what you wrote to me,… (như những gì bạn đã viết cho tôi…)

dạng 2: make a request (yêu cầu)

• I would be grateful if… (tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could… (tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• Could you tell me something about…? (bạn có thể cho tôi biêt về…)
• I would especially like to know… (tôi đăc biệt muốn biết…)
• I would be interested in more details about… (tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• could you please help me… (inform the student of the final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi… (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng…), xin vui lòng?)
• I would like to ask for your help… (tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)

dạng 3: giving good news (thông báo tin tốt)

• we are pleased to announce that…(chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..)
• I am delighted to inform you that ..(tôi rất vui khi báo với anh rằng…)
• You will be pleased to know that…(anh sẽ hài lòng khi biết rằng….)

dạng 4: giving bad news (thông báo tin xấu)

• we are sorry to inform you… (chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
• it is with great sadness that we… (vô cùng thương tiếc báo tin…)
• after careful consideration, we have decided… (sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
• I am writing in response to your letter of September 4th regarding your pending invoice. (tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

dạng 5: complain (phàn nàn)

• I am writing to express my dissatisfaction with…(tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình về…)
• I am writing to complain about… (tôi viết thư này để phàn nàn về…)
• Please note that the products we ordered on (date) have not yet arrived. (làm ơn lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt vào ngày… vẫn chưa được giao..)
• We are sorry to inform you that our order no. – is now considerably behind. (chúng tôi rất tiếc phải thông báo với các anh rằng đơn hàng của chúng tôi số…. thì đã qua hạn lâu)
• I would like to inquire about the transportation charges which seem unusually high (tôi muốn thắc mắc về phí vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường)

dạng 6: apologize (xin lỗi)

• we are sorry for the delay in responding to… (chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…)
• I’m sorry for any inconvenience caused (by)… (tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…)
• I would like to apologize for (the delay, inconvenience)… (tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất tiện..)
• once again, please accept my apologies for… (một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về..)

dạng 7: orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)

• thank you for your quote from… (cảm ơn về báo giá của anh về..)
• We are pleased to place an order with your company for… (chúng tôi muốn đặt một đơn hàng với các anh cho sản phẩm…)
• we would like to cancel our order n° ….. (chúng tôi muốn hủy đơn hàng số…)
• Please confirm receipt of our order. (làm ơn xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi)
• I am pleased to acknowledge receipt of your order n° …..(tôi muốn xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của các anh số…)
• Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của các anh sẽ được xử lý sớm nhất có thể)
• It will take approximately (two/three) weeks to process your order. (sẽ mất khoảng 2/3 tuần để xử lý đơn hàng của các anh)
• we can guarantee delivery before… (date) (chúng tôi có thể đảm bảo việc giao hàng trước ngày…)
• Unfortunately, these items are no longer available or are out of stock. (rất tiếc mặt hàng đó không còn/hết hàng)

dạng 8: prices (gía cả)

• send us your price list. (làm ơn gửi cho chúng tôi báo giá)
• Enclosed you will find our most recent catalog and price list. (anh vui lòng xem bảng báo giá và danh mục hàng hóa gần nhất đính kèm)
• please note that our prices are subject to change
• without prior notice.(làm ơn chú ý rằng giá cả của chúng tôi có thể thay đổi không báo trước)
• We are pleased to enclose a detailed quote. (chúng tôi xin được đính kèm bảng báo giá chi tiết)
• we can make you a firm offer of… (chúng tôi có thể xác nhận giá chính xác..)

ngoài ra còn nhiều dạng main point khác, tùy vào nội dung bạn viết thư về. mình sẽ tiếp tục update nếu các bạn comment bên dưới nhé.

5. final sentence – kết thúc thư

bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

• Let me know if you need more information. (hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
• Please contact me as soon as possible. (hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I hope to hear from you soon. (tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Do not hesitate to contact me/Do not hesitate to contact me if you need any further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
• I would appreciate it if you could take care of this matter as soon as possible. (tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like more information, please feel free to contact me. (nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to… (tôi rất trông đợi…)
• Please reply as soon as possible. (xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

6. farewell: ký tên

trường hợp thân mật:

• the best,
• best wishes,
• greetings,
• take care of yourself,
• bye,

trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – dear sir, madam, miss…)

• greetings,
• best regards,
• sincerely,

trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – dear sir/madam)

• sincerely,

các lưu ý khi viết email:1. không viết tắt: phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I am, I will, I do not, I have seen

2. không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: I want, child, dad, partner, …

3. không dùng động từ wants cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …

4. hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu

5. hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentence). câu phải có đầy đủ thành phần chủ- vị và tân ngữ nếu có.

6. hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm that (!).

7. tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả

8. tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.

9. CUốI THư:- RUGARDS, Best Regards, HAI CACH Này Dùng Thông DụNG TRONG NHIềU TìNH HUốNG.- Sincerely Yours, Dùng Trong Thư Xin Việc, Thư Khiếu NạI, Thư Mời Vì Mang trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng anh:

• as soon as possible = as soon as possible
• cc = carbon copy (khi bạn gửi thư cho qua một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
• enc = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
• pp = per procurationem (Đây là tiếng la-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
• ps = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thưyết)
• pto (informal) = please turn around (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
• rsvp = please reply (vui lòng hồi đáp)

voca – nền tảng học tiếng anh trực tuyến thông minh

một số mẫu email tham khảo

1. invitation emails (thư mời)

email 1

hi ian, we’re having a meeting about current issues with computer systems and I’d really appreciate it if you could come. having someone like you from the legal department is important because of the problems we have had with the loss of customer data.

the meeting will take place next Thursday at 2pm in meeting room 3 of the corley building in leeds.

Tham khảo: STT Chất Ngắn – bộ stt Hot TREND của giới trẻ hiện nay

If there’s anything you’d like to discuss at the meeting, email it to me and I’ll put it on the meeting agenda.

let me know ASAP if you can attend.

greetings, david mitchell

IT project manager

email 2

dear mr. smith, my name is sue jenkins and I am writing to you on behalf of reef technologies plc.

We are pleased to announce that we are sponsoring a series of presentations on the future of renewable energy. Presentations will be delivered by world-renowned experts in the field (for example, Dr. Josh Bartlett of MIT and Ms. Jennifer Woods of Clean Future Inc.) and will consider future advancements in renewable energy technology.

As your company has worked with reef technologies plc in the past, we would like to invite you to the event. The event will take place at the randalls conference center in leeds between 3 p.m. m. and 8 p.m. m. on April 12, 2013. if you need directions to the place, please let me know.

If you would like to attend, please RSVP by replying to this email by March 18, 2013.

If you have any questions about the event, please feel free to contact me by email (at [email protected]) or mobile (on 07867 7433123).

I look forward to receiving your response.

sincerely, sue jenkins

public relations manager

reef technologies plc

2 – I can’t attend the meeting (thông báo không tham dự được cuộc họp)

email 1

dear mr. smith,

Thank you for the invitation to the July 12 review meeting. unfortunately, due to a previous commitment that I cannot change, I will not be able to attend the meeting.

If you need to contact me, do not hesitate to do so through my mobile, 6902341899.

I apologize for any inconvenience this may cause.

Yours sincerely, T. Berridge

email 2

hi john, hope all is well over there?

I’m afraid I won’t be able to attend tomorrow’s meeting. Something very important just came up and I’m going to be very busy tomorrow.

sorry for the short notice, but I just found out this morning.

is there any chance we can push the meeting back to friday?

Let me know if that’s okay with you.

greetings

email 3

dear miss garland,

with reference to the next review meeting on Thursday, November 13, I am afraid that for personal reasons I will not be able to attend.

Would you object to adjourning the meeting to next week? if this is appropriate, what day would be convenient for you?

if you have any questions, feel free to contact me on my mobile phone, 1902341892.

let me apologize for any inconvenience this may cause.

I look forward to hearing from you.

sincerely, d mitchell

3. thank you emails (thư cảm ơn)

email 1

Dear Mr. Trotter,

I would like to take this opportunity to thank you for showing me and my colleague around your factory on Monday. It was a very informative and productive visit for both myself and my colleague. I really appreciate you taking time out of his busy work schedule to show us around and meet with us.

It was a pleasure meeting you and your staff. all of whom treated us with the utmost kindness and respect throughout our visit. If you could pass on our appreciation to your staff, it would be greatly appreciated.

once again, thanks for visiting.

Sincerely, Eric Banner

account executive

merlin components plc

email 2

dear all,

I would like to inform you that our company won the contract to supply photocopiers to the US government for the next 3 years.

Tham khảo: Update Xếp hạng chỉ số IQ của 12 cung hoàng đạo ai thông minh nhất

I would like to thank you all for the hard work you have put in over the last four months. Winning this contract is recognition of all of the hard work and dedication that you have put in over the years to make our company great. this would not have been possible without you.

thank you, ron lowe

CEO of runners ink inc.

email 3

hi peter,

Thank you very much for sending me a copy of the report. it is much appreciated.

greetings, sally

4. formal complaint email (thư phàn nàn)

Dear Mrs. Boswell, I would like to draw your attention to a problem we are having with a recent order of yourselves (ref #34ed12qp). Not only was the delivery late by four days from what was agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and practically unusable.

as usual, i spoke with your customer service manager, peter taylor, about this matter. I expected it to replace the damaged components, but this has not been the case. the last time i spoke to peter last week he informed me that the components were not damaged when they were delivered to us and that it was our fault. to make matters worse, he still hasn’t responded to an email I sent him on Monday. customer service not very professional.

As you know, we have been clients of your company for more than 5 years. Damaged components are severely affecting our production at this time. We have orders that we cannot ship due to this problem with the components.

Though I appreciate you’re all very busy. i think i am entitled to an explanation as to why peter taylor did not reply to my email and refuses to replace the components.

Unless this issue is resolved quickly, unfortunately, we will be forced to take further action.

I expect an email from you no later than 5:00 p.m. m. today, to let me know how you are going to solve this problem.

sincerely, craig smith

ego production manager

4. formal application email (thư yêu cầu)

dear mr. mitchell: i am writing in reference to the current situation with the skipton airport project. We have a number of questions that we hope you can answer.

Firstly, could you provide us with an update on where you are in the skipton airport project? We would also appreciate it if you could clarify what the current issues are with the delivery system and confirm when you expect them to be resolved.

In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. unfortunately, we have not received it yet. we would appreciate it if you could send it to us.

Could you also confirm if post installation support covers the computer 24 hours a day? and what is actually included in the support? In particular, we would like confirmation if the cost of parts and labor is included in the package? we require this information as soon as possible.

and finally, we are considering extending your company’s post-install support period from 6 months to 12 months. we would be very grateful if you could provide us with a quote for this extension.

I would really appreciate it if you could take care of these matters urgently.

I look forward to hearing from you.

sincerely, ian mcadam

development manager

5. informal request email (thư yêu cầu – thân mật)

hi dave, hope all is well over there. I just have a few questions about the skipton airport project.

First, can you give me an update on where you are in the project? I would also appreciate if you could explain what the current problems are with the delivery system. and confirm when you expect them to be resolved.

Also, at the end of our last meeting, I asked for a copy of the latest project report. I haven’t received one yet. can you forward it to me?

can you also confirm if post installation support covers the computer 24 hours a day? and what is actually included in the support? especially, we would like to know if the cost of parts and labor are included in the package. we need this information as soon as possible.

and lastly, we are thinking of extending your company’s post-install support period from 6 months to 12 months. Can you give us a quote for this extension?

please contact me with the information as soon as possible.

thank you, ian mcadam

development manager

6. formal apology email (thư xin lỗi)

dear mr. smith, in response to your email dated December 17, 2009 regarding your request (ref. no. 34ed12qp). first of all let me apologize that peter taylor did not reply to your email. I can confirm that peter has been on sick leave this entire week. and while this explains the problem, it doesn’t justify it.

Turns out there was a miscommunication in your department and the person who should have dealt with this issue didn’t. I have already taken all necessary steps to ensure that this does not happen again in the future. thank you for informing me about this matter.

With regard to the problems related to your order, I have personally taken care of them. first of all let me apologize for the late delivery. we should have informed you about the delay at that time.

regarding the damaged components, I can confirm the following:

The normal policy here is that we do not accept responsibility for component issues if we are not notified within 7 working days of delivery. and because you did not notify us until after 15 business days of delivery, the customer service department followed the procedure.

but since we consider you a valued customer and have worked together for over five years, you can be sure that I will solve this problem urgently. I already spoke to the production manager here and he will confirm tomorrow when we can send you the replacement components. I will update you on the situation with the components no later than the end of tomorrow.

could you confirm if this is appropriate?

I hope this situation has not damaged your confidence to work with us.

Once again, please accept our apologies for any inconvenience caused.

if you have any questions, feel free to contact me on my mobile 07995 348236.

Yours sincerely, Mrs. sally boswell

rugby sales manager

trên đây là một số mẫu email mình đang update, có thể vẫn chưa đầy đủ và chuẩn nhất, hy vọng được sự đóng góp của>b>c b

chúc các bạn học và làm việc tốt!

Xem thêm: Thủ đô của New Zealand – Thành phố lộng gió cho du học sinh 2022